淺談信息化管理工作發(fā)力點(diǎn)

      7月10日，興業(yè)集團(tuán)召開2022年上半年工作會(huì)議。董事長的講話催人奮進(jìn)，發(fā)人深省, 如何將董事長的講話精神結(jié)合本職工作，化壓力為動(dòng)力，更好服務(wù)于公司的業(yè)務(wù)發(fā)展，成為全員思考的重點(diǎn)。我將從信息價(jià)值、信息標(biāo)準(zhǔn)化、信息規(guī)范性三個(gè)維度，結(jié)合工作實(shí)踐，與大家一起探討交流信息化管理工作的發(fā)力點(diǎn)。
      信息反映的是事物或者事件確定的狀態(tài)，獲取了信息，能滿足人們消除不確定性的需求，這應(yīng)是信息價(jià)值所在。而管理是追求績效、拿到成果的一種行動(dòng)，最終也是滿足確定性。信息化管理是為公司業(yè)務(wù)管理的確定性而服務(wù)的，為實(shí)現(xiàn)“確定性”，信息資源要滿足一定的質(zhì)量屬性才有價(jià)值，比如精確、完整、及時(shí)、安全、可驗(yàn)證等。
      信息化管理往往與標(biāo)準(zhǔn)化密切相關(guān)，標(biāo)準(zhǔn)化輸出產(chǎn)生可重復(fù)且始終一致的預(yù)期成果。一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化過程的特征包括：有一個(gè)責(zé)任主體來管理過程和相關(guān)變化，過程文檔化并傳達(dá)到該過程的執(zhí)行者，確保過程被科學(xué)有效地遵守。過程標(biāo)準(zhǔn)化可分四個(gè)關(guān)健步驟：一是明確責(zé)任主體，保證每個(gè)過程都有明確的負(fù)責(zé)的主體，并在組織中被授權(quán)，對(duì)過程負(fù)責(zé)；二是文檔化過程，整個(gè)管理生命周期過程，有留痕的各種信息且方便查詢；三是溝通過程，在負(fù)責(zé)執(zhí)行的相關(guān)干系之間有充分有效的溝通，確保相互完全理解和正確領(lǐng)會(huì)；四是遵守過程，在整個(gè)組織范圍內(nèi)自始至終地應(yīng)用過程，形成業(yè)務(wù)的閉環(huán)管理。這四個(gè)步驟有助于過程的標(biāo)準(zhǔn)化執(zhí)行到位和可持續(xù)性，確保輸出的工作成果符合預(yù)期。
      信息化管理平臺(tái)大多面向管理和支持生產(chǎn)，管理業(yè)務(wù)子模塊融合管理制度、業(yè)務(wù)流程和數(shù)據(jù)表格等各種信息流，為做好過程管控，科學(xué)規(guī)范過程尤為重要，大致可分三個(gè)階段。
      一是規(guī)范立項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，跟蹤執(zhí)行狀態(tài)，審批結(jié)項(xiàng)依據(jù)。前置管理，規(guī)范項(xiàng)目審批流程，只有滿足一定入口條件的項(xiàng)目才能進(jìn)入到實(shí)施階段，同時(shí)要明確項(xiàng)目要做的工作范圍邊界，為項(xiàng)目建立目標(biāo)（進(jìn)度、成本、質(zhì)量）建立項(xiàng)目的績效測量基準(zhǔn)。比如招標(biāo)管理、供應(yīng)商申報(bào)、合同草擬審批等相關(guān)業(yè)務(wù)。后置管理，完善項(xiàng)目的結(jié)項(xiàng)審批工作，對(duì)項(xiàng)目的結(jié)果進(jìn)行驗(yàn)證確認(rèn)，審查項(xiàng)目是否能夠結(jié)項(xiàng)，結(jié)項(xiàng)的資料是否齊全，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行評(píng)估，比如建筑企業(yè)的材料出入庫、分包現(xiàn)場收方、付款結(jié)算等業(yè)務(wù)�？傊�通過立項(xiàng)審批和狀態(tài)監(jiān)控，了解項(xiàng)目的真實(shí)執(zhí)行軌跡，并留痕備查。
      二是階段評(píng)審，偏差控制，提高運(yùn)行的準(zhǔn)確度。項(xiàng)目監(jiān)控化繁為簡的一個(gè)途徑是將項(xiàng)目分解若干階段，公司需要逐步制定每個(gè)階段、每個(gè)環(huán)節(jié)的“生產(chǎn)或管理流程”，并確保得到不折不扣地貫徹執(zhí)行。只有真正貫徹，企業(yè)才能夠“整齊劃一”地往前走。由專業(yè)的項(xiàng)目評(píng)審團(tuán)隊(duì)對(duì)里程碑節(jié)點(diǎn)進(jìn)行全面評(píng)審，按照統(tǒng)一的規(guī)范和要求收集數(shù)據(jù)，分析數(shù)據(jù)。從管理者角度，全面了解項(xiàng)目運(yùn)營狀態(tài)，發(fā)揮管理職能。比如工程節(jié)點(diǎn)質(zhì)量驗(yàn)收和竣工結(jié)算報(bào)告等關(guān)鍵項(xiàng)目管理階段。
      三是持續(xù)改進(jìn)，不斷優(yōu)化。信息化項(xiàng)目管理能力提升之路沒有止境，改進(jìn)過程包括識(shí)別問題、實(shí)施改進(jìn)和持續(xù)改進(jìn)。改進(jìn)不僅是對(duì)過程完善和將復(fù)雜事情簡單化提高效率，還要做到“對(duì)癥下藥”，精準(zhǔn)有效地解決和避免問題，持續(xù)補(bǔ)齊短板，縮小管理目標(biāo)差距。
“萬仗高樓平地起，盤龍臥虎高山齊”。信息化建設(shè)需要公司上下一齊努力，各司其職，形成合力。只要有執(zhí)行的力量和執(zhí)行的決心，我們一定能創(chuàng)造更多的勝利！
（作者為天泰建工行政中心信息部員工）